Quando é o momento de adotar um software de gestão de manutenção?: Essa é a pergunta de um milhão de reais. Às vezes, pode ser mesmo, de fato, de um milhão de reais. Optar pelo uso de um software em uma empresa faz parte de um momento importante da escolha dos caminhos do negócio.
A escolha certa pode levar toda a organização rumo a um crescimento sólido, consistente e sustentável. Entretanto, a escolha errada pode provocar um retrocesso e causar danos graves em toda a estrutura do negócio.
E ainda, não optar por um software pode resultar em estagnação, falta de desenvolvimento e criar uma barreira de crescimento.
É um dilema que vários diretores, gestores e decisores de uma empresa enfrentam. Vai valer a pena investir em uma solução digital e automatizada para o meu negócio? Quanto vou ter que investir? Em quanto tempo terei o investimento retornado?
Seja em qualquer setor, qualquer tipo de negócio, essas perguntas são sempre feitas. Quando falamos de operações e gestão de manutenção, não é diferente. O cenário é o mesmo.
Aqui vamos apontar o momento ideal, a hora certa de optar por um software de manutenção e tornar a sua gestão e toda a sua operação mais inteligente, eficaz e inovadora
Problemas comuns que antecedem a adoção de um software de gestão manutenção
De maneira geral, técnicos de manutenção, supervisores, coordenadores, gestores de manutenção e até mesmo diretores executivos de hotéis, indústrias, do varejo e de outros mercados têm sintomas e problemas parecidos antes de chegarem ao ponto de obterem um software.
As situações mais frequentes são as seguintes:
- baixa produtividade de toda a equipe.
- gargalos de produção em diferentes níveis da cadeia produtiva.
- falta de dados e informações para tomada de decisões.
- má comunicação entre gestores e equipes.
- falta de visibilidade e transparência em processos e rotinas.
Obviamente, todos os problemas acima podem acarretar em consequências ainda mais graves caso uma solução não seja encontrada.
Traçar um caminho de evolução e desenvolvimento dentro deste cenário também é complicado. Afinal, uma gestão de manutenção e estratégia eficiente deve ser constantemente mensurada e contar com indicadores de manutenção confiáveis para que passos seguintes sejam dados.
Planilhas em excel, pranchetas e folhas e mais folhas têm sua utilidade, mas até uma fase bem breve de uma equipe de manutenção. Se uma equipe busca crescimento e uma empresa busca mais qualidade e otimização de custos em suas operações, toda a organização precisa ser melhor feita e qualificada.
Cuidados necessários ao adotar um software de gestão manutenção
A solução para os problemas está em um software. Entretanto, não é todo e qualquer software. Há também casos em que companhias pagam caro por um determinado serviço e não acabam o utilizando por completo.
O problema da organização e estabelecimento rotinas até pode ser resolvido assim, porém, em relação aos custos – um dos fatores mais importantes hoje – não. Ou seja, é dinheiro mal investido e aquilo que seria uma solução pode agravar ainda mais um problema.
Isso acontece porque ainda há no mercado softwares que nasceram em um período em que a internet e dispositivos móveis ainda não existiam. Ou seja, eles têm uma arquitetura em que a informação é voltada para:
- Sair do papel.
- Entrar no software e ser processada.
- Sair em forma de papel novamente.
A solução existe. Porém, não resolve todo o problema de gestão de operações e manutenção de uma infraestrutura ou facility, por exemplo.
O software ideal para a sua equipe
Cientes de que operações e manutenção de facilities ou equipamentos requer qualidade profissional, o decisor de uma empresa ou gestor de equipe deve optar por um software que se encaixe precisamente às suas necessidades.
Há no mercado soluções como um CMMS, EAM e outros. Entretanto, nem sempre eles se encaixam ou atendem às demandas de negócios como hotéis, indústrias, o varejo ou facilities de modo geral.
A solução ideal é aquela que permite mais facilidade na definição de prioridades na manutenção. São softwares que vão além da gestão e dispõem de toda uma inteligência e um ecossistema de manutenção com funcionalidades para:
- gestão de estoques.
- gestão de ativos.
- gestão de custos.
- SLAs.
- compras e pedidos.
- gestão de documentos.
- auditorias.
E muito mais.
Além disso, são focados na usabilidade dos profissionais que, de fato, geram dados e informações da base das operações que refletem em todo o processo de tomada de decisão. Os técnicos.
Um software que lhes permite abrir mão das pastas e planilhas e centraliza tudo em um smartphone à palma da mão com fácil usabilidade e manuseio, torna o trabalho de mecânicos, eletricistas e gestores mais fácil, menos estressante e mais organizado.
A partir daí, com a base das operações consolidadas, o reflexo nas camadas superiores e toda hierarquia da equipe é positivo, passando por um processo evolutivo gradual de:
- melhoria de processos;
- aumento de produtividade;
- otimização das rotinas;
- retorno do investimento feito no software.
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